تعرضنا في التدوينة السابقة لشرح النظام المحاسبي و مكوناته و عرفنا أن مدخلات النظام المحاسبي تتمثل في المجموعة المستندية التي سوف نتناولها بصورة موجزة و مبسطة في هذه التدوينة...
المجموعة المستندية :
هي مجموعة المستندات التي تحتوي على البيانات المالية، و تمثل الدليل الموضوعي علي حدوث العمليات المالية و التي يتم من خلالها التسجيل في الدفاتر و السجلات.
مصادر المستندات
تتمثل تلك المصادر في الأطراف الخارجية التي تتعامل معها المنشأة، حيث تقوم المنشأة بالحصول على المستندات التي تثبت حدوث العمليات من هذه الأطراف الخارجية، و أشهر مثال على المستندات من مصادر خارجية هي فاتورة الشراء"يتم الحصول عليها من المورد".
2 - مصادر داخلية :
تتمثل تلك المصادر في إدارات المنشأة المختلفة، إي أن المستندات يتم إصدارها داخل المنشأة، و من أشهر الأمثلة على تلك المستندات فاتورة البيع و أذونات صرف النقدية و البضاعة.
الشروط الواجب توافرها في المستندات
1 - أن يكون للمستند إسم يعبر عن الغرض من هذا المستند، مثل "إذن صرف نقدية"، أو "إيصال استلام نقدية".
2 - أن يكون للمستند صفة فريدة تميزه عن المستندات الأخرى المستخدمة في المنشأة، مثل "لون معين أو رقم كودي معين".
3 - أن يتم ترقيم المستند برقم مسلسل(سريال نمبر) مطبوع على أصل المستند و صوره.
4 - أن يسهل التمييز بين أصل المستند و صوره بمجرد النظر، حيث يكون لون الأصل مختلف عن لون صوره.
5 - أن يكون المستند خالي من التعقيد و يسهل استخدامه و تحرير البيانات فيه، و يسهل تسجيل البيانات التي يحويها في الدفاتر و السجلات.
أنواع المستندات
1 - مستندات أصلية :
تمثل المصدر الرئيسي للقيد في الدفاتر و السجلات و من أمثلتها مستندات النقدية و المخازن و فواتير الشراء و البيع.
2 - مستندات مكملة :
هي عبارة عن توضيحات و مرفقات للمستندات الاصلية لتأكد حدوث العمليات، و من أمثلتها محاضر استلام و فحص البضاعة، و أذون الإضافة للمخازن، و كشوف صرف المرتبات و الأجور.
قواعد استخدام المستندات
يجب أن تتوافر مجموعة من القواعد كي يتم استخدام المستندات كأدوات للتسجيل و القيد في الدفاتر المحاسبية، و كدليل اثبات لما هو مسجل في تلك الدفاتر عند القيام بعمليات المراجعة و التدقيق، فمن أهم هذه القواعد ما يلي :
1 - كل عملية مالية تحدث و تسجل في الدفاتر يجب أن تكون مدعومة بمستند أو مستندات.
2 - كل مستند من المستندات الأصلية أو المكملة يجب أن يكون معتمد و موقع عليه من شخص مسئول في المنشأة.
3 - كل مستند من المستندات الأصلية يجب أن تتوافر فيه الشروط الشكلية و الموضوعية الواجب تتوافرها لإعتماد المستند كدليل لحدوث العملية المالية، مثل شرط عنوان المستند، اللون أو الرقم الكودي، الترقيم المسلسل، تمييز الصور عن الأصل، الخلو من التعقيد، التاريخ، توقيع المسئول.
4- كل مستند أصلي و ما يرفق به من مستندات تكميلية يمثل رقم قيد واحد في دفتر اليومية.
5 - يجب حفظ المستندات و المرفقات(أرشفتها) بطريقة منظمة و آمنة حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
إلى اللقاء مؤقتا
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
شارك بمعلومة اضافية عن الموضوع